[Cập nhật 2025] Những quy định pháp lý mà đại lý bán lẻ xăng dầu cần biết

 Nếu bạn đang có ý định trở thành một đại lý bán lẻ xăng dầu thì việc nắm vững các yêu cầu pháp lý là vô cùng cần thiết. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về những điều kiện, thủ tục, quyền và nghĩa vụ quan trọng mà mọi đại lý cần phải biết để hoạt động hiệu quả và đúng quy định tại Việt Nam. 

Đại lý bán lẻ xăng dầu là gì?

Đại lý bán lẻ xăng dầu là một doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh hợp pháp và thực hiện bán lẻ xăng dầu trực tiếp cho người tiêu dùng tại cửa hàng. Hoạt động này diễn ra theo hợp đồng ký kết với thương nhân đầu mối, thương nhân phân phối hoặc tổng đại lý xăng dầu để nhận về một khoản chiết khấu (hoặc thù lao).

Đại lý bán lẻ xăng dầu chính là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng ngành xăng dầu, giúp đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng.

Điều kiện để trở thành đại lý bán lẻ xăng dầu

Theo Nghị định số 83/2014/NĐ-CP, năm 2025, để được hoạt động hợp pháp, một đại lý bán lẻ xăng dầu cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Điều kiện về tư cách pháp nhân

Doanh nghiệp phải được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp Việt Nam (có thể là Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, DNTN...).

Trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề “kinh doanh xăng dầu” phải được đăng ký rõ ràng.

Lưu ý: Cá nhân không thể trực tiếp đăng ký làm đại lý xăng dầu mà phải thành lập doanh nghiệp trước.

Điều kiện về cơ sở vật chất - Cửa hàng bán lẻ xăng dầu

Doanh nghiệp cần sở hữu hoặc thuê cửa hàng bán lẻ xăng dầu. Nếu thuê, hợp đồng thuê phải có thời hạn tối thiểu 5 năm.

Mỗi cửa hàng phải được cấp Giấy chứng nhận cửa hàng đủ điều kiện bán lẻ xăng dầu và giấy này phải còn hiệu lực. Đây là giấy phép chứng minh cửa hàng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn.

Cửa hàng phải được thiết kế, xây dựng và sở hữu trang thiết bị (cột bơm, bể chứa...) phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật hiện hành. Đặc biệt, cửa hàng của đại lý bán lẻ xăng dầu còn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiêm ngặt về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật.

Điều kiện về nhân sự

Cán bộ quản lý và nhân viên trực tiếp kinh doanh tại cửa hàng phải được đào tạo bài bản, sở hữu chứng chỉ liên quan đến kinh doanh xăng dầu, PCCC và bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật.

Quy trình cấp phép làm đại lý bán lẻ xăng dầu

Sau khi đáp ứng các điều kiện cơ bản, doanh nghiệp cần phải xin "Giấy xác nhận đủ điều kiện làm đại lý bán lẻ xăng dầu". Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp đều cần xin phép và thẩm quyền cấp phép cũng khác nhau tùy thuộc vào quy mô của đại lý.

Khi nào cần Giấy xác nhận đủ điều kiện làm đại lý bán lẻ xăng dầu?

• Trường hợp cần xin giấy phép: Nếu doanh nghiệp sở hữu từ 2 cửa hàng bán lẻ xăng dầu trở lên.
• Trường hợp không cần xin giấy phép: Nếu doanh nghiệp chỉ sở hữu 1 cửa hàng duy nhất.

Cơ quan cấp giấy xác nhận

Vị trí địa lý của cửa hàng bán lẻ khác nhau thì cơ quan cấp giấy xác nhận cũng sẽ khác nhau. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

• Với hệ thống cửa hàng trong 1 tỉnh thành: Sở Công Thương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ là cơ quan cấp phép.
• Với hệ thống cửa hàng trên 2 tỉnh thành trở lên: Sở Công Thương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ chủ trì, phối hợp với các Sở Công Thương nơi có cửa hàng xăng dầu cấp phép cho doanh nghiệp.

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện làm đại lý bán lẻ xăng dầu

Theo Nghị định số 83/2014/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện làm đại lý bán lẻ xăng dầu bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện làm đại lý bán lẻ xăng dầu theo mẫu thuộc Nghị định này.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ chứng minh đào tạo nghiệp vụ của cán bộ quản lý, nhân viên trực tiếp kinh doanh theo quy định tại Khoản 3 Điều 19 Nghị định này.
• Bản kê cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kinh doanh xăng dầu theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định này, kèm theo các tài liệu chứng minh.
• Bản gốc văn bản xác nhận của thương nhân cung cấp xăng dầu cho đại lý có thời hạn tối thiểu một 1 năm, trong đó ghi rõ chủng loại xăng dầu.

Thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận đủ điều kiện  thường là 5 năm. Các quy định chi tiết về hồ sơ có thể thay đổi theo các văn bản pháp luật mới nhất.

Lưu ý: Hồ sơ trên áp dụng đối với trường hợp cấp giấy phép mới. Chi tiết và đầy đủ các quy trình cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện làm đại lý bán lẻ xăng dầu xem tại đây.

Một số lưu ý về quyền và nghĩa vụ của đại lý bán lẻ xăng dầu

Quyền của đại lý bán lẻ xăng dầu

• Quyền bán lẻ xăng dầu: Được phép bán lẻ xăng dầu tại cửa hàng của mình và hưởng thù lao đại lý.
• Quyền chọn đối tác: Được ký hợp đồng làm đại lý cho tối đa 3 bên cung cấp (thương nhân đầu mối hoặc thương nhân phân phối) theo quy định mới tại Nghị định 80/2023/NĐ-CP.
• Quyền sử dụng thương hiệu: Có thể sử dụng tên thương mại, logo, nhãn hiệu của bên cung cấp  nếu có hợp đồng phù hợp với Luật Sở hữu trí tuệ.

Nghĩa vụ của đại lý bán lẻ xăng dầu

• Trách nhiệm về sản phẩm: Chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng, số lượng xăng dầu và giá bán niêm yết tại cửa hàng.
• Tuân thủ quy định về đối tác: Không được ký hợp đồng với quá 03 thương nhân đầu mối/phân phối và phải nằm trong hệ thống phân phối của các đối tác này.
• Chấp hành quy định về PCCC và môi trường: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường trong hoạt động kinh doanh.
• Đăng ký thời gian bán hàng: Phải đăng ký giờ mở/đóng cửa của cửa hàng với Sở Công Thương địa phương và thực hiện đúng cam kết.
• Đăng ký hệ thống phân phối: Phải đăng ký hệ thống phân phối với Sở Công Thương địa phương và gửi thông tin cho bên giao đại lý.
• Quản lý chất lượng: Xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.
• Thông báo thay đổi: Trường hợp doanh nghiệp bị chia, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức hoặc không tiếp tục làm đại lý, phải thông báo cho Sở Công Thương để xử lý Giấy xác nhận (trừ trường hợp thay đổi không ảnh hưởng đến điều kiện kinh doanh).
• Nghĩa vụ tài chính: Thực hiện chế độ ghi chép chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính đối với hình thức kinh doanh đại lý.

Để trở thành đại lý bán lẻ xăng dầu tại Việt Nam, doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng về cả mặt pháp lý, cơ sở vật chất và nhân sự. Và để thành công trong lĩnh vực này, doanh nghiệp không chỉ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý, mà còn phải liên tục cập nhật các quy định mới, đầu tư vào cơ sở vật chất hiện đại và xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

Với kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, Tây Nam SWP tự hào đồng hành với gần 180 đại lý bán lẻ xăng dầu trên toàn quốc. Doanh nghiệp mong muốn xây dựng quan hệ hợp tác dựa trên sự minh bạch và hỗ trợ thiết thực, giúp các đại lý hoạt động đúng quy định và cùng nhau phát triển bền vững.

Để được tư vấn chi tiết về việc mở đại lý bán lẻ xăng dầu, hãy để lại thông tin ngay tại đây để nhận hỗ trợ miễn phí từ đội ngũ của Tây Nam SWP!

Lưu Lưu